Recrutement d’un prestataire chargé de développer un outil de collecte et de traitement des données utilisant la nouvelle technologie de l’information et de la communication et de coordonner la conduite d’une enquête auprès de bénéficiaires jeunes

Country: Madagascar
Language: EN
Number: 3279361
Publication date: 22-07-2017
Source: United Nations Procurement Notices (UNDP)

Description

Recrutement d’un prestataire chargé de développer un outil de collecte et de traitement des données utilisant la nouvelle technologie de l’information et de la communication et de coordonner la conduite d’une enquête auprès de bénéficiaires jeunes
Procurement Process : RFP - Request for proposal
Office : UNDP COUNTRY OFFICE - MADAGASCAR
Deadline : 08-Aug-17
Posted on : 22-Jul-17
Development Area : SERVICES
Reference Number : 39481
Link to Atlas Project :
00094282 - Support to UN Coordination - Madagascar
Documents :
TDRs Prestatire collecte base de données
Overview :

1- Contexte

Dans le cadre d’une initiative appelée « Delivering Together Facility », le système des Nations Unies (SNU) à Madagascar projette de collecter la voix des jeunes bénéficiaires des actions conjointes du SNU dans les régions du Sud de Madagascar, à travers l’utilisation des nouvelles technologies de l’information et de la communication (NTIC) : les appareils mobiles intégrant déjà une application pour la collecte des données et des connexions internet pour la transmission en temps réel des données.

Le SNU à Madagascar a toujours fait des jeunes une de ses priorités. En effet, outre les différentes initiatives conjointes en faveur des jeunes, le SNU à Madagascar a mis en place depuis plusieurs années le groupe thématique interagence « Appui aux jeunes ». Ce groupe a pour objectif de mieux coordonner les actions à travers des séances régulières de partage, de planification et de suivi. Par ailleurs, le SNU souhaite que le peu de ressources disponibles soit utilisée à bon escient avec des impacts réels perçus par les bénéficiaires. La disponibilité à temps de données consolidées sur les actions en cours dans le domaine de développement et la disponibilité de source concrète sur les avis des bénéficiaires sont des lacunes à combler. Des partenariats avec les communautés pour faire remonter les données sont nécessaires. L’existence d’un pôle qui centralise les données au niveau de chaque Région manque et sera très importante pour cette collecte.

Les maisons des jeunes dans les villes ou les espaces jeunes dans les milieux ruraux seront utilisés pour servir de lieux de centralisation des données et de rassemblement des jeunes. Pour le développement des outils de collecte et la mise à disposition d’outils de télécommunication nécessaires aux collectes des données, Madagascar dispose des prestataires ayant l’expertise nécessaire en nouvelles technologies de l’information et de la communication (NTIC).

Des groupes ou d’autres réseaux de jeunes, seront aussi impliqués dans le processus de collecte des données (exemple : pendant des groupes de discussion). L’implication des autorités locales, de leaders religieux, ou d’autres porteurs d’opinion et d’autres réseaux de jeunes au niveau local seront pertinents.

2 - Objectifs de l’enquête

Le Sud de Madagascar étant une zone de concentration de l’appui du SNU. L’objectif principal de la collecte de ces voix des jeunes est de disposer d’information sur (i) la perception par rapport aux appuis du SNU par les bénéficiaires jeunes dans leurs localités respectives et (ii) les actions à entreprendre pour accroitre l’impact des interventions du SNU. Il s’agit par exemple de demander aux jeunes dans quelles mesures les activités pourront leurs aider davantage dans leur développement, s’ils ont d’autres activités à proposer, quels étaient les problèmes qu’ils ont rencontrés, quelles sont les leçons pouvant être tirées, que proposent-ils pour que les actions aient de meilleurs impacts. Les jeunes sont en effet des acteurs centraux pouvant être des leviers de développement pour un pays. Leurs voix constituent certainement une indication sur la voie à suivre pour un développement durable.

Les Résultats attendus sont (i) la disponibilité des données sur la perception, les attentes et les propositions des jeunes bénéficiaires dans des Régions du Sud de Madagascar sur le SNU et ses interventions ; et (ii) la mise en œuvre d’actions conjointes prenant en considération les besoins réels des jeunes, recensés à l’issue de l’enquête.

 

3 - Attributions du prestataire

Sous la supervision globale du Programme Management Team (PMT) et la supervision technique du Bureau du Coordonnateur Résident, le prestataire a pour mission de :

  • Développer une application intégrant les questionnaires ou formulaires de l’enquête auprès des bénéficiaires jeunes. Les questions seront identifiées par une équipe technique du SNU, sur la base des objectifs de l’enquête ;
  • Installer l’application intégrant les questionnaires dans les tablettes qui sont les outils de collecte des données et faire le paramétrage de ces tablettes. Les tablettes pourront fonctionner en mode connecté ou déconnecté à l’internet. Les tablettes une fois connectées pourront envoyer les données saisies à un serveur en ligne dédié à l’enquête ;
  • Fournir les outils qui seront utilisées pour la collecte des données
  • Former les personnes chargées de collecter les données sur terrain à l’utilisation des tablettes, notamment à la manipulation de l’application et au remplissage des questionnaires ;
  • Assurer la coordination et le suivi des opérations de collecte des données sur terrain : identification des bénéficiaires jeunes à enquêter en collaboration avec le SNU et ses partenaires, répartition des enquêteurs dans les zones d’enquête, contrôle-qualité des données saisies dans les tablettes par les enquêteurs, … ;
  • Assurer l’archivage des données collectées dans un serveur en ligne dédiée à cette enquête ;
  • Développer des requêtes pour le traitement des données et l’élaboration des tableaux de résultats de l’enquête ;
  • Former les personnes du SNU chargées de l’exploitation des données
  • Développer un site web ou un blog pour diffuser en ligne les résultats de l’enquête sous forme de tableaux, de graphiques ou toutes autres formats de présentation ;
  • Assurer l’hébergement du site web de diffusion des résultats de l’enquête pendant 1 an.

4 - Méthodologie :

Le démarrage de la prestation débutera par une rencontre avec l’équipe du Bureau du Coordonnateur Résident afin d’harmoniser la compréhension des services demandés.

La supervision directe du prestataire sera effectuée par le Spécialiste en Coordination du Bureau du Coordonnateur Résident. En cas d’absence de ce dernier, le Spécialiste en Suivi-Evaluation assurera la supervision.

La démarche méthodologique proposée par le prestataire tant pour l’élaboration de l’outil de collecte et de traitement des données que pour la coordination de la conduite de l’enquête proprement dite sera à valider avec l’accord du groupe programme des Nations Unies, de l’équipe-pays et du Coordonnateur Résident.

Les discussions et analyse en groupes seront à privilégier. Néanmoins, des entretiens individuels peuvent se tenir selon le contexte.

L’élaboration des questionnaires et l’échantillonnage des bénéficiaires à enquêter se fera en étroite collaboration avec le Bureau du Coordonnateur Résident et les responsables des projets concernés.

Des réunions de suivi au moins toutes les deux semaines seront réalisées avec le prestataire pour le suivi de l’avancement des prestations et trouver des solutions aux contraintes rencontrées.

Des représentants du Bureau du Coordonnateur Résident ou des agences concernées ou de la partie nationale pourront faire le suivi des enquêtes sur le terrain.

Les enquêtes sur le terrain devront débuter par une séance de partage d’information au niveau des autorités étatiques et les agences des Nations Unies concernées au niveau national et local.

5 - Produits/ livrables

  • Une application intégrant les questions identifiées et validées par le SNU ;
  • Un manuel d’utilisation des outils de collecte des données à l’endroit des enquêteurs ;
  • Outils disponibles et intégrant l’application prêtes pour la conduite de l’enquête ;
  • Enquêteurs formés à l’utilisation
  • Enquête réalisée
  • Données archivées dans un serveur en ligne ;
  • Un site web en ligne avec les requêtes pour le traitement des données et l’élaboration des tableaux de résultats de l’enquête, les différents formats de présentation des résultats de l’enquête ;
  • Un rapport de suivi des progrès dans la réalisation de la mission telles définis dans les attributions en précisant les contraintes et solutions à mettre en œuvre, livré à chaque étape critique de la mission
  • Un rapport final précisant les réalisations finales, les défis, les propositions pour la pérennisation de l’outil

6 - Critères de qualité des livrables et Chronogramme

  •  

Durée estimée

Critères de qualité

Révision et validation

  • Une application intégrant les questions identifiées
  •  

Application accessible Questions simples et compréhensibles

BCR, SNU

  • -Un manuel d’utilisation de l’outil de collecte des données à l’endroit des enquêteurs

2è mois

Manuel synthétique, simple, compréhensible par tout le monde

  •  
  • Tablettes disponibles et intégrant l’application prêtes pour la conduite de l’enquête

2è mois

Tablettes fonctionnelles et disponibles à temps, permettant de conduire l’enquête,

  •  
  • Enquêteurs formés à l’utilisation

2è mois

Modules de formation bien préparées, méthodologie de formation tenant compte du profil des enquêteurs, organisation logistique et temporelle bien planifiée

  •  
  • Enquête réalisée

 

 

 

 

3è mois

Cibles et zones d’enquête spécifiées couvertes, enquête réalisée selon le temps imparti

BCR, SNU

  • Données archivées dans un serveur en ligne

4è mois

Serveur fonctionnel

  •  
  • Un site web en ligne avec les requêtes pour le traitement des données et l’élaboration des tableaux de résultats de l’enquête, les différents formats de présentation des résultats de l’enquête

4è mois

Site web fonctionnel et contenant les informations requises

  •  
  • Un rapport de suivi des progrès dans la réalisation de la mission telles définis dans les attributions en précisant les contraintes et solutions à mettre en œuvre, livré à chaque étape critique de la mission

 

Tous les mois

Rapport synthétique, clair, axé sur les réalisations, les contraintes, les solutions identifiées

BCR, SNU

  • Un rapport final précisant les réalisations finales, les défis, les propositions pour la pérennisation de l’outil.

 

4è mois

Rapport synthétique, clair, axé sur les réalisations, les contraintes, les solutions identifiées, les leçons apprises

BCR, SNU

 

7 - Paiement de la Rémunération

1ère tranche : 20% après disponibilité de l’application, du manuel d’utilisation de l’outil de collecte et le rapport y afférent (Livrables 1 et 2)

2è tranche : 30% après disponibilité des tablettes intégrant l’application et la réalisation de la formation des enquêteurs avec le rapport y afférent (Livrables 3 et 4)

3è tranche : 40% après réalisation des livrables suivants : livrable 5 (Enquête réalisée); livrable 6 (Données archivées dans un serveur en ligne), livrable 7 (Un site web en ligne avec les requêtes pour le traitement des données et l’élaboration des tableaux de résultats de l’enquête, les différents formats de présentation des résultats de l’enquête) , livrable 8 (le rapport y afférent)

4è tranche : 10% après l’approbation du livrable 9 (le rapport final approuvé)

8 - Profil du prestataire

  • Entreprise ayant des solides expériences en NTIC ;
  • Entreprise ayant déjà réalisée des prestations similaires (au moins deux prestations) ;
  • Entreprise ayant du personnel qualifié dans le développement d’applications destinées aux outils numériques (tablette, smartphone, etc.)
  • Entreprise à fort potentiel jeunes dans le développement d’outils et d’applications adaptés à ce public cible et justifiant d’une bonne expérience dans le traitement des thématiques liées à la jeunesse et des préoccupations des jeunes
  • Pour la conduite de la mission, le prestataire devra réunir une équipe pluridisciplinaire minimum composée de spécialistes en développement d’outil TIC en ligne, d’un statisticien, des agents de collecte par localité tenant compte des zones ciblées et des populations cibles

9 - Durée de la prestation : 4 mois, jours calendaires (jusqu’au mois de décembre 2017)

10 - Prise en charge des dépenses

Le prestataire prend en charge toutes les dépenses administratives personnelles associées à l’atteinte des livrables, y compris le recrutement de personnel nécessaire, matériels et fournitures de bureau nécessaires, impression, location, déplacements à Antananarivo et en province, communications téléphoniques et électroniques, copies des rapports, les dépenses liées au recrutement et à la formation des enquêteurs

11 - Procédures de candidature

Les prestataires qualifiés sont invités à postuler au plus tard le 21/28 juillet 2017

Les dossiers de candidature doivent inclure :

Une proposition technique contenant :

  • Une note explicative sur une proposition d’outil de collecte et de traitement de données tenant compte des termes de référence
  • Une lettre de motivation démontrant pourquoi le prestataire pense être adapté à la mission
  • Une note sur la proposition de méthodologie pour réaliser les objectifs assignés et un chronogramme de réalisation
  • Une note présentant deux exemples de projets similaires réussis déjà réalisés par le prestataire auparavant avec les noms et contacts des personnes de référence y afférentes

Une proposition financière :

  • La proposition financière doit être mise dans une enveloppe séparée de la proposition technique
  • La proposition financière doit spécifier un montant total forfaitaire tenant compte des livrables demandés
  • La proposition financière doit présenter la répartition du montant forfaitaire selon les rubriques nécessaires à l’atteinte des livrables en spécifiant les unités de mesure et le nombre des unités nécessaires.
  • La proposition financière doit être libellée en ARIARY
  • La proposition financière doit inclure tous les frais liés à la mission y compris le recrutement de personnel, matériels et fournitures de bureau, impression, copies, traduction de documents, frais de déplacements à Antanarivo et sur le terrain, sous-traitance d’experts, frais de voyage, autres frais (assurance maladie, ….)

N.B : Le non-respect de la séparation des offres techniques et financières entraîne la disqualification du soumissionnaire (candidat)

  • Evaluation des candidatures

Méthode de sélection : Examen des dossiers suivi d’un entretien de validation

Une analyse cumulative sera appliquée pour l’examen des candidatures. Dans le cadre du schéma d’analyse cumulative, un score total est obtenu sur la combinaison de technique pondérée (70) et les attributs financiers (30).

Lorsque cette méthode de notation pondérée est utilisée, l’attribution du contrat doit être faite au prestataire dont l’offre a été évaluée et déterminée comme suit :

  • Réactive/conforme/acceptable
  • Ayant reçu le score le plus élevé à partir d’un ensemble prédéterminé de critères techniques et financiers pondérés spécifiques à la sollicitation :

 

Echelle des critères techniques : 70

Echelle des critères financiers : 30

 

Critères d’évaluation

Evaluation de l’offre technique (A) :

Critères

Note/70

Pertinence et facilité de réalisation de la proposition d’outil de collecte et de traitement de données tenant compte des termes de référence dans la note explicative de l’offre technique

 

20

Clarté et logique de la méthodologie et du chronogramme dans la proposition technique

10

Compétence technique, expertise dans l’élaboration d’outils utilisant la nouvelle technologie de l’information et de la communication, disposant de jeunes dans l’équipe de développement des outils

15

Réalisations similaires (au moins 2)

20

Expériences avec le Système des Nations Unies

5

Note totale pour l’évaluation technique -maximum 70 points

Seuls les prestataires ayant obtenu au moins 49 points (c’est-à-dire 70% des points) après évaluation de l’offre technique seront retenus pour l’évaluation financière.

Evaluation de l’offre financière (B) :

Le nombre maximum de 30 points sera attribué à la proposition financière la plus basse. Toutes les autres propositions de prix seront évaluées comme suit :

30 points (points maximum pour la partie financière) X [le plus bas de tous les prix proposés parmi les offres retenues après évaluation technique] / [des prix] évalués

La proposition financière est à considérer dans son intégralité. Toutes les dépenses non prévues par les termes de référence et non inscrites explicitement dans l’offre financière acceptée devront être convenues/discutées à l’avance entre le prestataire et le service recruteur.

Les paiements ne s’effectuent qu’après la réalisation et la validation des livrables spécifiés

La proposition obtenant le score global le plus élevé après l’addition du score de la proposition technique et de la proposition financière (A+B) sera considérée comme l’offre la plus performante et obtiendra le contrat.

Les candidats pourront être invités ou contactés par téléphone à la fin du processus d’évaluation technique pour clarifier certaines assertions et valider les points donnés au cours de l’évaluation technique.

En raison du grand nombre d’offres qui pourront être reçues, seul le prestataire retenu à l’issue du processus de sélection sera notifié.

Les dossiers incomplets ne seront pas pris en compte.

Les dossiers devront être déposés sous pli fermé sous Réf : Recrutement d’un prestataire chargé de développer un outil de collecte et de traitement des données utilisant la nouvelle technologie de l’information et de la communication et de coordonner la conduite d’une enquête auprès de bénéficiaires jeunes des des interventions du SNU dans des régions du Sud » à Madagascar , au plus tard Mardi 8 Août 2017 à 15H00 à la réception du PNUD, Maison commune des Nations Unies, Rue Raseta, Andraharo, Route de Majunga, Antananarivo

 

 


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Recrutement d"une ONG/OSC pour l"étude de référence du Plan Prioritaire pour la Consolidation de la Paix à Madasgacar Source: United Nations Procurement Notices (UNDP)